Sistemas de clasificación de documentació
- Debe ser fácil de entender, haciendo que cualquier persona que no conozca el sistema de archivo pueda aplicarlo sin excesivos problemas.
- Debe ser sencillo de aplicar. Cuanto menos engorroso sea, menos posibilidades de equivocaciones surgirán, reduciéndose así las oportunidades de un archivo incorrecto.
- Debe ser resolutivo, dando una solución de archivo correcta a cualquier tipo de documento, independientemente de las características de este.
- Debe posibilitar futuras ampliaciones causadas por el crecimiento inesperado del volumen de documentación almacenada.
Sistema alfabético
- Palabra clave, palabra ordenatriz.
- Puede ser descendente (A-Z) y ascendente (Z-A).
Clasificación decimal universal (CDU)
La Clasificación
Decimal Universal o CDU es un sistema de clasificación del
conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y clasificar las obras en
las bibliotecas.
Clasificación
nominaciones sociales
- La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social.
- Los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta para fijar la palabra clave.
- Si la denominación social es el nombre y apellidos de una persona, se ordenará siguiendo las indicaciones establecidas para estos.
- Cuando una denominación social incluya un número, se entenderá que este se ha escrito con letras.
- Expresiones del tipo “hijos de...” o “herederos de…” no se utilizan como palabra ordenatriz.
- Empresas o entidades conocidas por sus siglas (como FCC, CEPSA o UE) se ordenaran según estas.
Tipos de archivos empresariales
¿Cómo se debe
archivar?
- Los documentos de un archivo deben
ordenarse para que cualquier persona pueda encontrar fácilmente un documento.
- Es necesario registrar cualquier
entrada o salida de un documento.
- No acumular excesiva documentación
pendiente de archivo.
- Es necesario ser selectivos,
diferenciando lo útil de lo poco relevante.
- Debemos asegurar, antes de abrir un
expediente, que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación
distinta.
- Es recomendable utilizar señales
visuales al clasificar documentación.
- Es importante eliminar
periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles.
- La labor del archivo debe
establecer medidas de seguridad con las cuales evitar la modificación, daño o
destrucción de documentos.
- En documentos con respuesta es interesante adjuntar una copia del documento al que respondemos.
- Se debe facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.
Registro de correspondencia
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